ERP alias Enterprise Resources Planning atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh yang memungkinka perusahaan mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Dengan sistem ERP dapat mengintegrasikan dan mengelola sumber daya internal dan eksternal perusahaan karena secara arsitektural sistem ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP merupakan metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur, akan tetapi seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP.
Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group yang kemudian mulai digunakan pada kalangan perusahaan pada tahun 90-an, secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) pada sebuah lembaga atau dasa base. Dan dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya secara terperinci saja. Akan tetapi ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing) dan modul OLTP (online transaction processing). Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data. Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pelanggan untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.
Sedangkan modul-modul standar lainnya yang biasa terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
1. Keuangan dengan modul Akuntansi Finansial Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual. Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP. Contohnya antara lain adalah modul POS (point of sale) dimana saat memproses transaksi penjualan secara otomatis akan mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial. Modul Kontrol yang akan berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan data keuangan seperti akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb. Modul Fixed Asset Managementdimana dalam menjalankan operasionalnya setiap organisasi bisa memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung dan modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
2. Logistik, Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan sehingga bisa terkendali dengan baik dan mampu mengurangi biaya gudang atau biaya inventory lainnnya
3. Sumber Daya Manusia, Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai penerimaan, pengembangan kompetensi, organisasi serta penggajian. Pekerjaan-pekerjaan rutin yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, lembur, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
4. Business Process Support, modul ini tergantung proses bisnis setiap perusahaan yang selalu berhubungan dengan masalah manajemen arus kerja (flow process) dan solusi yang diberikani. Kedua hal tersebut memerlukan pengendalian atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan sehingga bisa mendukung tujuan usahanya
5. Rantai Pasokan (SCM /supply chain management), SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP saat ini dan penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
6. E-Commerce, modul transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah yang biasa digunakan saat ini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan. Misalkan kepala gudang perusahaan A ingin mengadakan material produksi yang diproduksi oleh perusahaan B, perusahaan C dan perusahaan D. Kepala gudang perusahaan A tersebut kemudian login ke dalam situs web e-commerce perusahaan B, perusahaan C serta perusahaan D untuk memesan material yang diperlukan tersebut. Kepala gudang perusahaan A dapat memperoleh ketersediaan produk dan harga secara langsung dari masing-masing produsen tersebut. Hal tersebut tentunya dapat memotong anggaran yang cukup besar karena akan selalu memperoleh harga yang bersaing dengan jumlah dan mutu terbaik.
Memilih Sistem Aplikasi ERP
Pada umumnya sistem Aplikasi ERP yang saat ini ada dipasaran sudah teruji keberhasilannya, namum keberhasilan pada perusahaan lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa sistem aplikasi ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan yang baru. Dari sekian banyak sistem ERP (Enterprise Resources Planning) yang berada dipasaran saat ini, pastinya akan menimbulkan suatu pertanyaan bagi kita bagaimana kita memilih sebuah aplikasi ERP yang cocok bagi perusahaan atau industri kita?
Beberapa analis berpendapat jika kita ingin perusahaan kita maju dan berkembang dengan mengandalkan aplikasi ERP, maka ada beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP, yaitu:
1. Fitur/Feature, aplikasi ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh aplikasi ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.
2. Teknologi, Salah satu analis industri aplikasi ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika memilih aplikasi ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih aplikasi ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi departemen TI perusahaan kita, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Biasanya pemilihan aplikasi ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akibatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang terjebak dengan namanya sistem legacy. Sistem legacy adalah sistem lama yang masih tetap digunakan meskipun sistem baru dengan teknologi yang lebih baru dan lebih modern sudah ada. Sistem lama masih tetap digunakan dengan alasan bahwa sistem tersebut masih berfungsi baik dan sesuai dengan kebutuhan saat ini.
3. Sumber daya manusia, Secanggih apapun teknologi kita hari ini, aplikasi ERP yang ada tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu pemilihan aplikasi ERP belum tentu bisa berjalan dengan baik jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket aplikasi ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak lainnya. saat ini telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang mengimplementasikan �best practise process� yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan lokal, serta penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERP lokal yang telah dikembangkan. Selain daripada vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi aplikasi ERP tersebut.
4. Infrastruktur, Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP, antara lain adalah:
a. Tersedianya HelpDesk
b. Ada tidaknya tata cara seperti standard operating procedure/methodology dalam penerapan aplikasi ERP
c. Adanya langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization,
d. Adanya penjelasan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem 'go-live'.
e. Adanya kemungkinan perlunya upgrading di masa depan, dimana vendor mengetahui konfigurasi sistem yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?
Pada prinsipnya, perusahaan harus bisa membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan karena penerapan suatu aplikasi ERP itu merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti.
Membangun sistem ERP
Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan khususnya top manajemen. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan perlu dilakukan dalam membangun sistem aplikasi ERP yaitu
1. Melakukan analisa kebutuhan perusahaan calon pengguna sistem, Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
b. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
c. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP. Sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
d. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP. Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP. Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
e. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP yang pernah saya ikuti, sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
f. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun.
2. Melakukan testing terhadap sistem yang dibangun, Ini merupakan salah satu tahapan yang kritikal untuk dilakukan. Dengan melakukan testing yang komprehensif, baik pihak pembangun sistem ERP dan pihak calon pengguna sistem ERP dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu kepada dokumentasi tersebut
b. Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang biasa dilakukan di perusahaan dalam sistem ERP
c. Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Pada sistem ERP yang terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik. Hal ini tentu saja akan mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing.
d. Pada tahapan lebih lanjut, bagi pihak pengguna perlu melakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya
e. Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat sistem ERP sudah mulai digunakan untuk kegiatan bisnis perusahaan
f. Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi perubahan sistem yang mungkin tidak diperlukan
3. Fokus pada migrasi data, Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap untuk digunakan, tahapan berikutnya yang tidak kalah penting adalah migrasi data dari sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan (legacy system) kesistem ERP yang baru dibangun. Dan untuk itu perlu beberapa hal diperhatikan:
a. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data yang diperlukan Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab terhadap persiapan data, maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
b. Persiapkan data dengan detail dan rapih Pihak pengembang sistem ERP akan melakukan pembuatan program khusus yang hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Mereka akan memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya telah dibuat.
Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar.
Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar.
c. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP baru Pada tahapan migrasi data, perlu diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi. Untuk data yang sudah tidak digunakan, tidak perlu diikutsertakan. Sehingga pada tahap ini perlu dilakukan pemeriksaan data yang benar-benar akan digunakan dan juga pemeriksaan data dari kesalahan input atau duplikasi. Proses ini juga disebut dengan Data Cleansing process.
d. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data tertentu atau data parsial sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak diikutsertakan dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk mengisi data transaksi operasi harian di masa mendatang.
e. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan. Dengan mempersiapkan dan memberikan data yang tidak sesuai dengan arahan konsultan, konsultan akan mengajukan perbaikan data kepada tim internal perusahaan. Pada saat hal ini terjadi, proses persiapan data akan memakan waktu lebih lama karena perbaikan dan perubahan data tersebut.
4. Komunikasi dan komitmen
Komunikasi dan komitmen merupakan hal penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pengembangan sistem ERP. Dan untuk itu perlu memerhatikan beberapa :
a. Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan Tanpa komunikasi yang baik, maka informasi tidak akan dapat disampaikan dan disebarluaskan ke pihak lain yang berkepentingan. Komunikasi harus selalu terjaga baik di dalam internal tim konsultan, internal tim perusahaan, maupun antar tim konsultan dengan internal perusahaan.
Pada beberapa proyek pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan keakraban antar anggota tim proyek baik dari pihak internal maupun dari pihak konsultan. Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang solid.
Pada beberapa proyek pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan keakraban antar anggota tim proyek baik dari pihak internal maupun dari pihak konsultan. Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang solid.
b. Peringati anggota tim untuk selalu dapat dihubungi Selama masa proyek pengembangan berlangsung, akan sangat penting jika semua anggota tim dapat saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data. Akses komunikasi dan kemampuan untuk dapat dihubungi menjadi bagian penting dalam hal ini. Kegagalan menghubungi atau berkomunikasi dengan anggota tim lainnya dapat menghambat kerja tim dan menyebabkan proyek berjalan tidak sesuai jadwal
c. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan tugas dalam proyek
Pada awal pengembangan, pimpinan proyek (Project Manager) akan menetukan waktu pengerjaan proyek dan mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek. Setiap anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak (perusahaan dan konsultan).
Pada awal pengembangan, pimpinan proyek (Project Manager) akan menetukan waktu pengerjaan proyek dan mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek. Setiap anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak (perusahaan dan konsultan).
d. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya Tenaga kerja yang tidak kompeten dapat mengambat laju perkembangan proyek. Untuk itu kedua belah pihak perlu memastikan bahwa tenaga yang diikutsertakan dalam proyek adalah orang-orang yang kompeten untuk melakukan tugasnya masing-masing. Sering kali, dalam proyek pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan. Cara lain yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga baru tersebut adalah dengan mengikutsertakan karyawan yang bersangkutan dalam pelatihan-pelatihan yang lebih intensif.
e. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci dalam proyek pengembangan sistem ERP. Tenaga kerja kontrak atau non permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Dengan menempatkan mereka pada posisi kunci proyek, perusahaan memiliki resiko kegagalan proyek pengembangan jika masa kontrak karyawan yang bersangkutan telah usai pada saat proyek pengembangan masih berjalan. Resiko lainnya yang mungkin terjadi pada kasus diatas adalah:
o Keputusan-keputusan yang telah diambil pada masa jabatan orang tersebut mungkin saja dipertanyakan kembali dimasa yang akan datang dan dianggap tidak sesuai dengan keinginan perusahaan.
o Perubahan desain sistem besar kemungkinan terjadi karena orang yang melakukan desain sudah tidak mengikuti project
o Jalannya proyek yang mungkin terhambat jika posisi kunci tersebut belum menemukan pengganti yang kompeten.
f. Jangan memilih Pimpinan proyek yang tidak memiliki pengaruh terhadap tim pengembangan. Salah satu unsur penting yang dapat menyukseskan proyek pengembangan sistem ERP adalah kharisma dan dedikasi pimpinan proyek terhadap proyek tersebut. Pimpinan proyek mempunyai peran yang penting dalam memotivasi anggota tim, membentuk tim yang solid, dan mengarahkan tim untuk selalu bekerja sesuai dengan target dan jadwal. Pada beberapa proyek pengembangan yang pernah saya ikuti, anggota tim cenderung mengabaikan perintah dan arahan pimpinan proyek jika pimpinan tidak tegas dan tidak memiliki pengaruh terhadap timnya. Untuk itulah sebaiknya proyek memiliki pimpinan yang cukup dapat mempengaruhi tim itu sendiri.
Mudah-mudah hal diatas dapat memberikan Anda gambaran mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat perusahaan Anda melakukan pengembangan sistem ERP
ERP pada BUMN
Saat ini telah banyak BUMN yang menggunakan sistem ERP dalam membantu pengelolaan perusahaannya, walaupun belum semua bisa berjalan dengan baik. Pada bulan maret 2011 Telkom sebagai salah satu BUMN mencoba melakukan kerjasama untuk menyediakan Layanan ERP bagi 32 BUMN lainnnya sebagai upaya meningkatkan sinerginya untuk menambah nilai masing-masing perusahaan. Ruang lingkup perjanjian kerjasama tersebut secara garis besar adalah untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan rencana kerja sama serta menciptakan sinergi usaha dengan prinsip yang saling menguntungkan dalam memanfaatkan potensi yang dimiliki masing-masing perusahaan. Selain itu Telkom dan 32 BUMN tersebut menyepakati sinergi dalam hal penyediaan layanan enterprise resource planning (ERP) yang meliputi software aplikasi microsoft navision, hardware untuk server, data centre dan internetworking oleh Telkom, Penyediaan layanan Colocation dan Disaster Recovery Centre (DRC) dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki masing-masing perusahaan. Penandatangan 28 Nota Kesepahaman dan 4 Perjanjian Kerjasama dengan BUMN tersebut sejalan dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER- 05/MBU/2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara dan Program Kementerian BUMN khususnya program Sinergi BUMN. Melalui sinergi antar BUMN ini diharapkan dapat terjadi peningkatan efisiensi pengelolaan bisnis dan operasional BUMN. Sinergi BUMN berorientasi kepada efisiensi dengan mendatangkan ketersediaan produk dengan harga lebih murah dan berkualitas baik. Sinergi BUMN juga akan meningkatkan daya saing BUMN khususnya dalam menghadapi iklim persaingan yang semakin ketat dan tentunya juga untuk meningkatkan kontribusi BUMN terhadap pendapatan negara. Di lingkungan Telkom Group sendiri telah dilakukan sinergi dengan hasil yang menggembirakan, dimana sejak Telkom Group melakukan sinergi antar anak perusahaan pada tahun 2006 selain telah dapat meningkatkan pendapatan juga berhasil memperoleh Cost Saving dan CAPEX Saving. Sejak sinergi mulai dilaksanakan Synergy Value Contribution terhadap revenue Telkom Consolidated selalu meningkat, Sinergi Telkom Group meliputi bidang-bidang Commerce, Infrastruktur/Network dan Shared Service. Rinaldi meyakini dampak positif serupa bisa terwujud melalui sinergi BUMN.
BUMN lain yang juga telah menerapkan ERP adalah PT Pertamina yang sudah secara rutin pernah memberikan Anugerah ERP Champion dan Change Agent pada tahun 2010. Pertamina menganugerahkan penghargaan Enterprise Resource Planning (ERP) Champion dan ERP Change Agent of the Year 2010kepada 13 (tigabelas) pekerja di level Manager hingga Vice Presiden Pertamina atas dedikasinya meningkatkan kualitas proses bisnis di dalam MySAP melalui sistem ERP. Penghargaan yang diserahkan oleh Direksi Pertamina ini sebagai suatu rangkaian penting dari kegiatan CSS dalam rangka optimalisasi penggunaan MySAP yang penyeleksiannya dilakukan oleh tim Integrated Change Management (ICM) sebagai apresiasi terhadap kontribusi yang membuat sistem ERP Pertamina berjalan dengan baik. Jika penggunaan sistem ini sudah menjadi budaya maka optimalisasi penggunaan sistem ERP akan bisa terwujud. Lebih lanjut manajemen menilai dengan adanya sistem ERP ini maka laporan keuangan sampai bulan Oktober bisa selesai, sehingga untuk seterusnya data-data yang ada di sistem ERP bisa memberikan masukan ke bisnis intelegent.
Dengan pemberian penghargaan ini bukanlah akhir dari segalanya tapi sebagai awal untuk memacu agar lebih baik lagi ke depannya Dengan adanya sistem ERP ini bisa memberikan manfaat besar di dalam pemberian sistem informasi dan data untuk proses pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan, penilaian tersebut dilakukanberdasarkan peran aktif dalam mendorong pekerja di lingkungannya agar dapat meningkatkan kualitas data dan meminimalisasi backlog serta melakukan upaya-upaya perbaikan proses bisnis di dalam MySAP serta membantu permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing fungsi. Dampak positif yang diberikan oleh para penerima penghargaan ini adalah telah terjadi nilai penurunan backlog data, implimentasi negative stock not allow, pencatatan arus minyak dan implementasi Inter Company Transaction(ICT) menjadi lebih baik, sehingga perusahan dapat menyajikan laporan keuangan dengan benar dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat melalui suatu sistem. Di samping itu, informasi keuangan yang benar juga akan memudahkan perusahaan dalam mendapatkan dana dari berbagai sumber serta transaksi-transaksi Pertamina ke stakeholder juga akan dilakukan dengan tepat serta kebutuhan modal kerja jangka pendek.
Dengan pemberian penghargaan ini bukanlah akhir dari segalanya tapi sebagai awal untuk memacu agar lebih baik lagi ke depannya Dengan adanya sistem ERP ini bisa memberikan manfaat besar di dalam pemberian sistem informasi dan data untuk proses pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan, penilaian tersebut dilakukanberdasarkan peran aktif dalam mendorong pekerja di lingkungannya agar dapat meningkatkan kualitas data dan meminimalisasi backlog serta melakukan upaya-upaya perbaikan proses bisnis di dalam MySAP serta membantu permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing fungsi. Dampak positif yang diberikan oleh para penerima penghargaan ini adalah telah terjadi nilai penurunan backlog data, implimentasi negative stock not allow, pencatatan arus minyak dan implementasi Inter Company Transaction(ICT) menjadi lebih baik, sehingga perusahan dapat menyajikan laporan keuangan dengan benar dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat melalui suatu sistem. Di samping itu, informasi keuangan yang benar juga akan memudahkan perusahaan dalam mendapatkan dana dari berbagai sumber serta transaksi-transaksi Pertamina ke stakeholder juga akan dilakukan dengan tepat serta kebutuhan modal kerja jangka pendek.
*Auditor Teknologi BPPT dan Pengurus IATI (Ikatan Auditor Teknologi Indonesia)
Dimuat di www.satukan.com edisi September 2012
0 komentar:
Posting Komentar